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Unerwünschte E-Mails kosten Zeit und Millionen

28.08.2022 • 10:01 Uhr / 4 Minuten Lesezeit
Unerwünschte E-Mails kosten Zeit und Millionen
(c) Monster Ztudio – stock.adobe.com

Sie senken die Produktivität und heben den Stress. Was lässt sich dagegen tun?

Hoch konzentriert arbeitet man sich durch Berge von Unterlagen, widmet sich hochkomplexen Aufgabenstellungen oder rackert sich unter Zeitdruck durch Aufträge. Und plötzlich: Pling! Pling!

Am Computermonitor oder Handydisplay springt ein kleines Fenster auf. „Sie haben eine neue Nachricht erhalten“, heißt es da oder die Betreffzeile eines E-Mails blinkt kurz auf. Das war’s dann mit der Konzentration.
Derartige Unterbrechungen im Arbeitsalltag kosten nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch richtig Geld. 114 Milliarden Euro – ein Viertel des gesamten Staatshaushalts – sollen es allein in Deutschland sein, die durch unnötige E-Mails und Chats oder überflüssige Meetings und Besprechungen „verbrannt“ werden. Die Berechnungen der Universität Regensburg basieren auf Befragungen von über 600 Personen aus 25 Unternehmen und zwölf Branchen. Aus der Summe der stressfördernden Einzelschicksale wächst also durchaus ein breitenwirksames Phänomen, das die Produktivität schwer in Mitleidenschaft zieht.

„Wo der Fokus fehlt, wird geistiges Tun zum Flickwerk“

Fünfzehnmal pro Stunde trudelt demnach durchschnittlich ein E-Mail oder eine Handynachricht ein, die den eigentlichen Arbeitsfluss unterbrechen. Oder man „versurft“ sich aus innerem Zwang, aber ohne äußeren Anlass in den Timelines seiner Social-Media-Kanäle. Man unterbricht sich praktisch selbst. Jedenfalls ist man abgelenkt. „Wo der Fokus fehlt, wird geistiges Tun zum Flickwerk“, schreibt Stressforscher Volker Busch in der Studie.
Denn nicht nur das Lesen nimmt eine gewisse Zeit in Anspruch, sondern auch die „Refokussierung“ auf die eigentliche Tätigkeit: Wo war ich stehen geblieben? Die Untersuchung zeigt, dass man durch derartige Unterbrechungen mindestens 15 Prozent mehr Zeit braucht, um die eigentliche Aufgabe zu erledigen. Auf einen Monat hochgerechnet, gehen so drei Arbeitstage verloren.

Dazu kommen noch Sitzungen, (Video-)Konferenzen oder andere Besprechungsformate, die sich als ineffiziente Zeiträuber herausstellen. Auch der Versuch, aus Zeitdruck heraus mehrere Aufgaben parallel zu lösen, erweist sich am Ende als wenig produktiv. Die Fehlerquote steigt durch Multitasking nachweislich. Sich um alles ein bisschen zu kümmern, bedeutet, nirgends richtig zu sein. Das Konto der vergeudeten Arbeitszeit wird damit weiter großzügig aufgebucht.

Unüberlegtes „In-CC-Setzen“

Das hat auch mit der trügerischen Vereinfachung durch den technischen Fortschritt zu tun. Würde man all die E-Mails und Chat-Postings als Brief verfassen und verschicken müssen, würde man auf viele verzichten. So aber wächst die Korrespondenzwelle mit jedem unüberlegten „In-CC-Setzen“ oder einer spontanen Einladung zu einer Videokonferenz – bis man in einer Flut aus Tratsch, Terminen und anderen digitalen Zuwendungsmöglichkeiten untergeht. Es ist die Schattenseite der Digitalisierung, eine der „unerwünschten Nebenwirkungen“, vor denen kein Beipackzettel warnt, auf die Coaches aber immer wieder hinweisen und die Arbeitstage schrumpfen und die Frustration steigen lassen.

Struktur ins drohende Chaos bringen

Was kann man dagegen tun? Eine klare, straffe Arbeitsorganisation hilft, Struktur ins drohende Chaos zu bringen. So ist es sinnvoller, einen Telefondienst strukturiert einzuteilen als die Regelung „wer in der Nähe vom Telefon ist, hebt ab“. Um unterbrechungsfreie Zeiten zu schaffen, können Telefone, für eine gewisse Zeit auch stumm geschaltet oder E-Mails mit automatisierten Antworten und dem Verweis auf eine spätere Beantwortung „abgewehrt“ werden, rät die Arbeiterkammer. Oder man kopiert die „Bitte nicht stören“-Schilder, die man an Hotelzimmertüren hängt, und bringt eine „Konzentrationsuhr“ für alle sichtbar über dem Arbeitsplatz an. Darauf stellt man dann die Zeit ein, in der man nicht gestört werden will.

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