Digitales Serviceportal für Behördengänge geht online: So funktioniert es

Wenn man so will, kommt die Landesverwaltung allmählich in der digitalen Gegenwart an. Am heutigen Dienstag geht ein neues Serviceportal von Land und Gemeinden online, mit dem künftig möglichst alle Landesförderungen und Genehmigungsansuchen digital abgewickelt werden. Bei einem Pressetermin mit Landeshauptmann Markus Wallner (ÖVP), Martina Bechter und Michael Eiterer von der Abteilung Verwaltungsinnovation und Organisationsentwicklung sowie Brauerei-Fohrenburg-Geschäftsführer Wolfgang Sila durften Vertreter der Medien das Portal vorab testen. Die NEUE war ebenfalls dabei und fasst die wichtigsten Fragen und Antworten zu „mein.vorarlberg.at“ zusammen.

1. Was kann das Serviceportal?

Das Portal bündelt sämtliche digitale Serviceleistungen des Landes an einem Ort. So können Bürger und Unternehmer Anträge verschiedenster Art unabhängig der Öffnungszeiten von Bezirkshauptmannschaften und Landhaus einbringen, erhalten einen ständigen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand und können fehlende Unterlagen nachreichen. Zum Start stehen 27 Verwaltungsleistungen zur Verfügung, darunter 20 Förderservices wie der Familienpass. Dazu kommen das Betriebsanlagenverfahren, weitere Anlagenverfahren und nicht zuletzt eine Online-Terminvereinbarungsfunktion für Bezirkshauptmannschaften (BH), etwa zur Ausstellung von Führerscheinen. Landeshauptmann Wallner ordnet die Neuerung in die „Bürokratieabbau-Offensive“ ein.

2. Ist das Portal schon fertig?

Nein. Ziel ist es, in den kommenden Monaten schrittweise weitere Funktionen einzubauen. „Am Ende sollten alle Förderungen des Landes so rasch wie möglich über dieses Serviceportal abrufbar sein. Da stecken noch große Fragen dahinter. Die Wohnbauförderung komplett digital zu machen, ist da etwas, was ich im Kopf habe“, so Wallner. Neben weiteren Verwaltungsleistungen soll ab Herbst 2026 auch die Anmeldung mittels ID Austria sowie ein digitaler Postausgang, über den Bürger und Unternehmer den Status ihrer Verfahren noch detaillierter nachverfolgen können, hinzugefügt werden. Ab 2027 ist die Anbindung an das Unternehmensserviceportal (USP) vorgesehen. Darüber hinaus wird an der Integration von KI-Funktionen und erweiterten Registerabfragen gearbeitet. Auch die Einführung des sogenannten „Once-Only-Prinzips“ ist geplant: Damit sollen Antragstellende Daten, die bereits bei Verwaltungsinstitutionen bekannt sind, nicht mehrfach bekannt geben müssen.

3. Wie wird der Datenschutz gewährleistet?

Diese Frage stellt sich insbesondere bei den noch zu implementierenden KI-Funktionen und der Speicherung der Daten beim „Once-Only-Prinzip“. Eiterer gibt auf NEUE-Nachfrage dazu bekannt: „Wir werden im Herbst eine eigene Landes-KI, die nicht in fremde Netzwerke oder in die Cloud geht. Alle Daten bleiben bei uns gesichert und kommen nicht in dritte Hände.“

4. Wie wurde das Portal entwickelt?

Bechter erklärt dazu: „Wir haben bewusst auf einen iterativen Ansatz gesetzt: Pilotieren, Feedback einholen, verbessern und dann ausrollen.“ Zwölf Unternehmer nahmen an einem Pilottest für das Betriebsanlagenverfahren teil und gaben Feedback ab, mit dem die IT-Abteilung des Landes „mein.vorarlberg.at“ vorantrieb. Auch BH-Mitarbeiter prüften die Plattform auf ihre Praxistauglichkeit. Daneben befand sich das Land auch im Austausch mit Ober- und Niederösterreich sowie Tirol, die an vergleichbaren Anwendungen tüfteln. Technisch basiert das Portal auf der Anbindung an die Aktenverwaltung V-DOK und nutzt Fabasoft Online-Services. Die Entwicklung wird und wurde vollständig mit Personal des Landes vorangetrieben. Die jährlichen Betriebskosten für das Land betragen 108.000 Euro.

5. Wie fällt das Unternehmer-Feedback aus?

Brauereichef Sila war einer der zwölf designierten Tester des Portals und zeigte sich überzeugt: „Ich bin eher ein kritischer Bürger, was die Bürokratie angeht, möchte aber klar sagen, dass ein riesengroßer Schritt gemacht wurde. Das Portal war auch für mich als nicht so versierten User verständlich.“ Auch die Dinge, die ihm beim Testlauf aufgefallen seien, habe man notiert und in den Prozess einfließen lassen. „Wenn ich alle Unterlagen habe, die zum Beispiel für eine Anlagengenehmigung benötigt werden – man kann diskutieren, ob die alle notwendig sind – dann ist es leicht umzusetzen. Ich hoffe, dass wir in vielen anderen Sachen auch noch so weiterkommen. Aber man muss auch sagen, wenn man etwas Positives macht, darf man nicht immer nur schimpfen. Darum bin ich gerne da, um diese Arbeit zu loben.“

6. Welche Erkenntnisse lieferte der Vorab-Test?

Nachdem die NEUE einen fiktiven Antrag auf eine Betriebsgenehmigung ausfüllte, darf ebenfalls ein Lob ausgesprochen werden. Besonders auf Nutzerfreundlichkeit und Verständlichkeit wurde großer Wert gelegt. So gibt es Info-Felder, die jeden Arbeitsschritt erklären, dazu sind Kontaktdaten zur zuständigen Stelle in übersichtlicher Form angebracht. Der Papierkram, den die Plattform spart, ist ebenfalls nicht zu unterschätzen. Es darf zu hoffen bleiben, dass Bürger und Unternehmer auch in der Praxis dadurch merklich schneller zu ihrer Förderung oder Genehmigung kommen. Hier sind die Mitarbeitenden der Verwaltung gefragt.

(NEUE Vorarlberger Tageszeitung)