Wenn papierlos mehr als nur eine Floskel ist

Vor der Zukunft sollten wir uns nicht fürchten. Im Gegenteil: Wir sollten uns auf sie freuen – denn mit Freude ist viel mehr möglich als mit Angst.“ Diese Haltung prägt Julia Moosbruggers Denken seit jeher. Bereits vor über 20 Jahren setzte sie sich mit digitaler Transformation auseinander. Eines ihrer ersten Projekte war die Einführung papierloser Prozesse. Kürzlich machte sie sich mit dem Unternehmen JM Büro für Struktur und System selbständig. Seither optimiert und digitalisiert sie Abläufe in Organisation und Buchhaltung – vor allem in kleinen und mittleren Unternehmen sowie in Steuerberatungskanzleien.

Als Digitalisierungs-Expertin analysiert sie Schwachstellen in den Arbeitsprozessen und hilft dabei, das volle Potenzial bestehender Software auszuschöpfen. „Hochqualifizierte Leute sollten nicht einen Gutteil ihrer Zeit damit verbringen müssen, Belege zu sortieren“, sagt sie. Aus ihrer Erfahrung weiß sie: Es gibt Unternehmen, die effizient arbeiten und technologisch am Puls der Zeit sind. Bei anderen sei es höchste Zeit, sich von den Vorteilen moderner Lösungen überzeugen zu lassen – etwa von Künstlicher Intelligenz (KI), die spürbar entlastet und Ressourcen für wichtigere Aufgaben freimacht.

Begeistert für Materie

Julia Moosbrugger hat einen Masterabschluss in Controlling & Finance, ist diplomierte Bilanzbuchhalterin und hat sich in den vergangenen Jahren laufend weitergebildet – unter anderem im Bereich Wirtschaftspsychologie. Zudem ist sie zertifizierte KI-Managerin nach Austrian Standards. Was sie besonders auszeichnet, ist ihre langjährige praktische Erfahrung. Ihre Beratung baut sie so auf, dass Auftraggeber möglichst rasch sichtbare Erfolge erzielen. Auf ihre Einschätzung angesprochen, sagt die Digitalisierungs-Expertin: „Die meisten Jobs werden bestehen bleiben, sich aber verändern. Die Welt ist in Bewegung, es ist wichtig, sich damit auseinanderzusetzen.“ Künstliche Intelligenz ermögliche nicht nur effizientere Datenanalysen, sondern auch neue Ansätze für Problemlösungen, Automatisierung und strategische Unternehmensentwicklung. „KI kann zum Beispiel repetitive Aufgaben automatisieren, personalisierte Empfehlungen erstellen und kreative Lösungen für Bilder, Videos, Texte und Audio entwickeln.“

Mit Befürchtungen umgehen

Es sei wichtig, die KI-Tools so einzusetzen, dass sie optimal funktionieren. Ihren Kunden das richtige Prompten beizubringen, also, wie dem KI-Tool die nötigen Hintergrundinformationen gegeben werden können, gehört zu Moosbruggers Aufgabengebiet in ihrer Selbständigkeit. „Ich sehe immer wieder, wie unbeholfen viele Mitarbeiter von Firmen mit Daten umgehen. Da werden in kostenlose Versionen von Programmen einfach Unternehmens-E-Mails mit Kundendaten reinkopiert.“ Moosbrugger berichtet von Kunden, die ihre Vorschläge begeistert aufnehmen – auch wenn sie mitunter im Hinblick auf die Datensicherheit zu risikofreudig agieren. Andere wiederum stehen Computer und Technik eher skeptisch gegenüber und sind verunsichert: „Da spielen Dinge eine Rolle wie ,Ich will nichts verändern‘ oder ,Was ist, wenn ich das nicht kann?‘“ Letztlich gehe es den Auftraggebern jedoch stets darum, Arbeitsplätze aufzuwerten und Teams weiterzuentwickeln.“

Zu wenig Kapazitäten

Die meisten Steuerberatungskanzleien, die Julia Moosbrugger kennt, stehen vor zwei zentralen Problemen: Es fehlt an Zeit – und an Mitarbeitern, die sich mit Engagement um Organisation und Weiterentwicklung der Kanzlei kümmern. Lösungen können aber nicht rein technischer Natur sein, betont sie. Sollen Klienten ihre Belege künftig digital einreichen, braucht es Vorbereitung. Die Menschen müssen entsprechend geschult, Hürden und Widerstände abgebaut werden.
Ein Großteil ihrer Arbeit bestehe in Kommunikation, sagt Moosbrugger. Sie analysiere die bestehenden Abläufe, spreche mit den Mitarbeitern, baue Vertrauen auf – und prüfe zugleich die eingesetzte Software. Daraus ergebe sich, wo Verbesserungen möglich seien und welche konkreten Erleichterungen, Strukturen und Effizienzgewinne erreicht werden könnten. Erst wenn neue Prozesse und Zuständigkeiten definiert sind, könnten Digitalisierung, künstliche Intelligenz und Software ihre volle Wirkung entfalten.Damit Veränderungen tatsächlich umgesetzt werden, brauche es Zeit – und den Willen aller, mitzugehen. Viele wüssten nicht, wie sie beginnen sollen, und seien überfordert, weil im Alltag schlicht die Zeit fehle. Entsprechend sei die Angst vor der Digitalisierung weit verbreitet. An dieser Stelle kommt Moosbrugger ins Spiel – mit Fachwissen, Erfahrung und Haltung: „Ich möchte vermitteln, dass es mit mir an der Seite sogar richtig Freude machen kann, ein Digitalisierungsprojekt zu starten und ich das Unternehmen sicher und mit positiver Energie durch die Umstellung begleite“, erklärt sie.

Weitere Infos unter:
www.epu.wko.at